La liquidación mensual a propietarios es el documento con el que una gestora rinde cuentas de un inmueble: cuánto se cobró del inquilino, qué gastos se descontaron, qué honorarios se aplicaron y qué importe neto se transfiere. Se calcula sobre lo efectivamente cobrado, no sobre lo facturado, y tiene que poder cuadrarse contra el extracto bancario.

Es el documento que más llamadas genera en una gestoría de alquileres. El propietario no discute el importe: discute que no entiende de dónde sale. Y cuando llega enero y hay que cuadrar el modelo 180, o en primavera cuando el propietario prepara su renta, aparecen los descuadres que se arrastraban desde marzo. Este artículo fija un estándar de liquidación que se sostiene los doce meses y en el cierre fiscal.

**Resumen rápido**

- La liquidación se hace por caja (lo cobrado); el IRPF del propietario se imputa por exigibilidad. Son dos criterios distintos y no se deben forzar para que coincidan.
- Una liquidación completa tiene nueve líneas. Si falta alguna, el propietario pregunta.
- En locales, la base de la retención del 19 % incluye los gastos repercutidos al inquilino, IVA excluido.
- Los impagos no se borran de la liquidación: se muestran como renta devengada no cobrada.
- Un mes está cerrado cuando la suma de los netos liquidados más los honorarios cuadra con los movimientos de la cuenta.

## ¿Qué es exactamente una liquidación y en qué se diferencia de una factura?

La liquidación es una rendición de cuentas: explica el movimiento del dinero de un tercero que ha pasado por tu cuenta. La factura de honorarios es un documento fiscal tuyo, con su base, su IVA y su numeración. Son cosas distintas y deben emitirse por separado, aunque el importe de la factura aparezca como línea descontada dentro de la liquidación.

Confundirlas tiene consecuencias prácticas. Si la liquidación hace de factura, los honorarios quedan sin numeración correlativa ni IVA desglosado, y el propietario no puede deducirlos como gasto de administración, que es uno de los gastos deducibles que la Agencia Tributaria admite expresamente en los rendimientos del capital inmobiliario. Emite siempre dos documentos: la factura de tus honorarios y la liquidación que la incorpora como línea.

## ¿Qué líneas debe llevar una liquidación para que el propietario no llame?

Nueve. Una liquidación que las incluye todas se explica sola; una que agrupa conceptos en "varios" o "gastos" genera la llamada. El orden importa: se lee de arriba abajo como una cuenta, empezando por lo que entró y terminando por lo que se transfiere.

| # | Línea | Qué contiene |
|---|---|---|
| 1 | Periodo e inmueble | Mes liquidado, dirección, referencia catastral, inquilino |
| 2 | Renta devengada | Lo que correspondía cobrar según contrato |
| 3 | Renta cobrada | Lo efectivamente ingresado, con fecha valor |
| 4 | Gastos repercutidos al inquilino | Comunidad, IBI, suministros que paga el inquilino |
| 5 | IVA y retención | Solo en arrendamientos sujetos (locales, trasteros, plazas no accesorias) |
| 6 | Gastos pagados por cuenta del propietario | Derramas, reparaciones, seguros, con justificante |
| 7 | Honorarios de gestión | Base, IVA y número de la factura correspondiente |
| 8 | Neto a transferir | Resultado y fecha de la transferencia |
| 9 | Saldo pendiente | Impagos acumulados y fianza depositada |

Ejemplo de vivienda: renta de 900 €, sin IVA ni retención por estar exento el arrendamiento de vivienda, honorarios del 5 % (45,00 € más 9,45 € de IVA). Neto a transferir: 845,55 €.

## ¿Se liquida sobre lo cobrado o sobre lo devengado?

Sobre lo cobrado. No puedes transferir dinero que no ha entrado, y adelantar rentas al propietario convierte tu tesorería en la suya. Pero la liquidación debe mostrar las dos cifras —línea 2 y línea 3— porque el IRPF del propietario no sigue ese criterio.

Aquí está el punto que descuadra la mayoría de las carteras. Los rendimientos del capital inmobiliario se imputan al periodo impositivo en el que son **exigibles**, según el [artículo 14.1 a) de la Ley del IRPF](https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/irpf-2024/c04-rendimientos-capital-inmobiliario/imputacion-temporal-rendimientos-capital-inmobiliario.html), no cuando se cobran. Un inquilino que deja de pagar en octubre genera rendimiento declarable en el IRPF de ese año aunque el propietario no haya visto un euro.

De ahí la regla de los tres cierres: la liquidación mensual va por caja, el resumen fiscal anual del propietario va por exigibilidad, y los modelos 115 y 180 van por lo satisfecho con retención. Son tres verdades simultáneas. Un sistema que solo guarda el cobro no puede reconstruir las otras dos, y por eso las carteras llevadas en Excel acaban con un anexo manual cada enero. En Rendhub cada contrato guarda el devengo y el cobro como dos hechos separados, precisamente para poder emitir los tres cierres sin recalcular nada.

## ¿Cómo entra la retención del 19 % en la liquidación de un local?

Cuando el inquilino es empresario o profesional, está obligado a practicar retención sobre las rentas del arrendamiento de inmuebles urbanos y a ingresarla él, no tú. El tipo es del 19 %, según el [cuadro de tipos de retención de la Agencia Tributaria](https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/folleto-actividades-economicas/7-otras-obligaciones-fiscales-retenciones/7_1-cuadro-relacion-tipos-retencion-porcentaje.html) (art. 101.8 de la Ley del IRPF y art. 100 de su Reglamento). La consecuencia para la liquidación es que el importe que entra en tu cuenta ya viene minorado, y el propietario tiene que ver por qué.

La base de esa retención es más amplia de lo que parece: incluye los gastos repercutidos al inquilino —comunidad, IBI, suministros— con el IVA excluido, según el criterio de la Dirección General de Tributos en la [consulta vinculante V0051-20, de 14 de enero de 2020](https://www.iberley.es/resoluciones/resolucion-vinculante-dgt-v0051-20-14-01-2020-1527802). Repercutir la comunidad "aparte", sin retención ni IVA, es el error más común en carteras mixtas de vivienda y local.

Ejemplo de local: renta 800 € más 60 € de comunidad repercutida. Base 860 €. IVA 21 %: 180,60 €. Retención 19 %: 163,40 €. El inquilino transfiere 877,20 €. Con honorarios del 6 % sobre 860 € (51,60 € más 10,84 € de IVA), el neto al propietario es 814,76 €.

No hay retención, entre otros supuestos, cuando las rentas satisfechas por el inquilino a un mismo arrendador no superan los 900 € anuales, en viviendas arrendadas por empresas para sus empleados, o cuando el arrendador está clasificado en el epígrafe 861 del IAE con cuota no nula. La [Agencia Tributaria detalla los supuestos excluidos](https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/folleto-actividades-economicas/7-otras-obligaciones-fiscales-retenciones/7_3-retenciones-arrendamiento-bienes-inmuebles-180.html) junto con las obligaciones de los modelos 115 y 180.

## ¿Qué se hace con los impagos en la liquidación del mes?

No se ocultan. La línea 2 mantiene la renta devengada, la línea 3 refleja el cobro real y la línea 9 acumula el pendiente. Un propietario que ve el saldo pendiente crecer mes a mes entiende la situación mucho antes que uno al que le llega una liquidación en cero sin explicación.

El tratamiento fiscal del impago llega después y conviene anticiparlo al propietario. Los saldos de dudoso cobro solo son gasto deducible cuando han transcurrido **más de seis meses** entre la primera gestión de cobro y el 31 de diciembre del ejercicio, sin que se haya renovado el crédito, según el [manual de Renta de la Agencia Tributaria](https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/ayuda/manuales-videos-folletos/manuales-practicos/irpf-2025/c04-rendimientos-capital-inmobiliario/gastos-deducibles/otros-gastos-necesarios-obtencion-rendimientos.html). Si el saldo se cobra más tarde, se computa como ingreso del ejercicio en que se cobre.

Cuidado con lo que se lee por ahí: el plazo de tres meses fue una medida temporal del Real Decreto-ley 35/2020 aplicable a los ejercicios 2020 y 2021. El plazo vigente a septiembre de 2026 son seis meses. Fechar la primera reclamación por escrito, por tanto, no es burocracia: es lo que habilita la deducción del propietario.

## ¿Cómo se cuadra la liquidación con el banco?

Un mes está cerrado cuando cada movimiento de la cuenta tiene una línea de liquidación detrás y cada línea de liquidación tiene un movimiento. No cuando las liquidaciones están emitidas. Este es el paso que casi ninguna gestora documenta y el que evita el descuadre de enero.

Hazlo en este orden:

1. **Importa los movimientos** del mes y marca los cobros de inquilinos, identificando contrato e inmueble.
2. **Concilia cobros contra rentas devengadas**: cada renta queda cobrada, parcialmente cobrada o impagada.
3. **Imputa los gastos pagados** por cuenta de cada propietario y adjunta el justificante.
4. **Emite la factura de honorarios** del mes, con numeración correlativa.
5. **Genera la liquidación** y calcula el neto.
6. **Transfiere y registra la fecha valor** en la propia liquidación.
7. **Comprueba el cuadre**: suma de netos transferidos + honorarios facturados + saldos retenidos = total cobrado en el mes.

Si el paso 7 no da cero de diferencia, el mes no está cerrado. Si este cuadre te ocupa un día entero de Excel cada mes, es exactamente el trabajo que [Rendhub automatiza para gestoras](https://rendhub.com/gestoras): concilia el extracto contra los contratos y deja las liquidaciones emitidas con su justificante.

## ¿Cuándo hay que liquidar y con qué calendario fiscal choca?

No hay un plazo legal general: lo fija el contrato de gestión con el propietario. La práctica sensata es liquidar entre el día 5 y el 10 del mes siguiente, cuando ya han entrado los recibos domiciliados y antes de que el propietario pregunte. Lo importante es que la fecha sea siempre la misma.

El calendario que sí es obligatorio es el de retenciones, y conviene tener las liquidaciones cerradas antes de cada hito:

| Trámite | Plazo |
|---|---|
| Modelo 115 (trimestral) | Del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero |
| Modelo 180 (resumen anual) | Del 1 al 31 de enero del año siguiente |
| Renta del propietario | Campaña anual, con los datos del ejercicio anterior |

El plazo del 180 se traslada al siguiente día hábil cuando el 31 no lo es: en el ejercicio 2025 se cerró el 2 de febrero de 2026. Y el 180 debe cuadrar con la suma de los cuatro 115 del año en perceptores, bases y retenciones, así que cualquier liquidación mal imputada durante el año reaparece en enero. Quién presenta ese resumen, qué contratos entran y cómo cuadrarlo paso a paso está en la guía del [modelo 180 para gestoras de alquileres](https://rendhub.com/articulos/modelo-180-gestoras-alquileres).

## ¿Qué errores descuadran una liquidación?

Seis, y casi todos nacen de lo mismo: agrupar información que el propietario necesita ver desglosada. Ninguno es un error de cálculo. Son decisiones de formato que se pagan meses después, cuando hay que reconstruir un mes concreto y los justificantes no están donde deberían.

- **Liquidar el bruto y facturar los honorarios aparte**, sin que la liquidación los muestre. El propietario no ve el coste real y lo descubre en su contabilidad.
- **Agrupar gastos en una línea "varios"** sin justificante adjunto. Es lo primero que el propietario pide por teléfono.
- **Repercutir la comunidad sin retención ni IVA** en locales, cuando forma parte de la base.
- **Mezclar fondos de clientes con la cuenta de la gestora**. Aunque no exista una obligación general de cuenta separada para gestoras de alquiler, sin ella el cuadre mensual es imposible de demostrar.
- **Imputar un gasto de un periodo en que el inmueble no estaba arrendado**: los gastos solo son deducibles mientras el inmueble genera rendimientos, y en proporción.
- **Enviar la liquidación sin la renta devengada**, que convierte cualquier impago en una conversación incómoda y tardía.

## Preguntas frecuentes

**¿Es obligatorio entregar una liquidación mensual al propietario?**

No existe una norma que imponga una periodicidad concreta. La obligación nace del contrato de gestión, que es donde debe fijarse la frecuencia, el plazo y el contenido mínimo. En la práctica, una liquidación mensual documentada es la defensa de la gestora ante cualquier reclamación posterior sobre cobros o gastos.

**¿La liquidación sustituye a la factura de honorarios?**

No. La factura es un documento fiscal con numeración correlativa, base imponible e IVA, y es la que permite al propietario deducir el gasto de administración en su IRPF. La liquidación solo la incorpora como línea descontada del neto.

**¿Quién ingresa la retención del alquiler de un local?**

El inquilino, cuando es empresario o profesional. Él practica la retención del 19 %, la ingresa mediante el modelo 115 y la resume en el modelo 180. La gestora no retiene nada: refleja en la liquidación que el importe recibido ya viene minorado.

**¿Qué hago si el inquilino paga una renta a medias?**

Se registra como cobro parcial: la línea 3 recoge lo cobrado, la línea 9 acumula la diferencia y el neto se calcula sobre lo real. Los honorarios se aplican según lo pactado en el contrato de gestión, que debe decir expresamente si se calculan sobre lo devengado o sobre lo cobrado.

**¿Puedo deducir en la liquidación un impago del inquilino?**

La liquidación no deduce impagos: los muestra. La deducción es fiscal y la aplica el propietario en su IRPF, como saldo de dudoso cobro, cuando han pasado más de seis meses desde la primera gestión de cobro hasta el cierre del ejercicio.

**¿Cómo se trata la fianza en la liquidación?**

Como saldo, no como ingreso. La fianza se deposita en el organismo autonómico correspondiente según el artículo 36 de la LAU y aparece en la línea 9 hasta su devolución o aplicación al finalizar el contrato.

## ¿Cuánto cuesta no tener un estándar de liquidación?

El coste no es el tiempo del cierre mensual, aunque con una cartera de varias decenas de contratos se lleve buena parte de la primera semana del mes. El coste real es que un error de imputación de marzo no se descubre hasta enero, cuando el 180 no cuadra, y corregirlo obliga a revisar doce meses de movimientos.

Rendhub, software de gestión de alquiler residencial para gestorías en España, concilia el extracto bancario contra los contratos, guarda devengo y cobro como hechos separados y emite las liquidaciones con su justificante y la factura de honorarios asociada. El cierre mensual deja de depender de que nadie se equivoque en una celda.

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*Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento fiscal o jurídico profesional.*

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