Reclamación de impagos de alquiler: protocolo para gestoras

Ante un impago de alquiler, una gestora tiene que hacer tres cosas en este orden: documentar la deuda con fecha cierta, requerir el pago por medio fehaciente y elegir la vía de reclamación. El requerimiento fehaciente enviado al menos un mes antes de la demanda es la pieza clave: impide que el inquilino pare el desahucio pagando a última hora.

El problema operativo no es el procedimiento judicial, que lo lleva un abogado. Es lo que pasa antes: el recibo que no entra, el propietario que llama el día 8, la liquidación del mes que ya no cuadra y la decisión de cuándo se deja de insistir por teléfono. Una gestora con 120 contratos tiene impagos todos los meses y necesita un protocolo, no una consulta jurídica cada vez.

Resumen rápido

• El impago de la renta es causa de resolución de pleno derecho del contrato (art. 27.2.a de la LAU).
• El inquilino solo puede enervar el desahucio una vez, y no puede hacerlo si se le requirió de pago por medio fehaciente con al menos un mes de antelación a la demanda (art. 22.4 de la LEC, redacción de la Ley 19/2009).
• Desde el 3 de abril de 2025 hay que intentar un medio adecuado de solución de controversias antes de demandar, y acreditarlo con la demanda (Ley Orgánica 1/2025).
• La suspensión extraordinaria de desahucios de hogares vulnerables no está vigente: el Congreso derogó el Real Decreto-ley 2/2026 el 26 de febrero de 2026 (BOE de 28 de febrero de 2026).
• El propietario declara la renta cuando es exigible, aunque no la cobre, y deduce el saldo de dudoso cobro solo si han pasado más de seis meses desde la primera gestión de cobro (AEAT).

¿Qué hay que hacer en los primeros 35 días de un impago de alquiler?

Convertir un retraso en un expediente. Esos 35 días deciden si dentro de seis meses tienes una deuda documentada con fecha cierta o una conversación de WhatsApp. El calendario reparte las acciones por días naturales desde el vencimiento y asume domiciliación el día 1.

Día	Acción	Quién	Qué deja por escrito
1	Verificar la devolución del recibo y su código de motivo	Gestora	Recibo devuelto con fecha y motivo
2	Aviso al inquilino por correo electrónico y SMS, con importe y plazo de 5 días	Gestora	Comunicación con acuse de lectura
3	Informar al propietario y marcar el contrato como incidencia de cobro	Gestora	Nota en el expediente del contrato
7	Segundo intento de cobro y llamada registrada	Gestora	Registro de llamada con resultado
10	Certificado de deuda por vencimientos, con rentas y cantidades asimiladas	Gestora	Liquidación de deuda firmada
12	Requerimiento de pago fehaciente, con plazo y advertencia de resolución	Gestora o abogado	Burofax con copia certificada y acuse
20	Decisión documentada: plan de pago o escalada	Gestora y propietario	Acta de decisión o acuerdo firmado
30	Intento de negociación a efectos del requisito de procedibilidad	Abogado	Prueba del intento de negociación
35	Demanda de desahucio con reclamación de rentas, si no hay pago ni acuerdo	Abogado y procurador	Demanda presentada

Dos reglas lo sostienen: ninguna acción sin rastro, y el día 12 como límite práctico del requerimiento fehaciente, porque su ventaja procesal solo existe si transcurre al menos un mes hasta la demanda.

¿Cómo se documenta el impago para que sirva en el juzgado?

Con tres documentos: el contrato con su régimen de pago, el certificado de deuda desglosado por vencimientos y el requerimiento fehaciente con su acuse. El resto de comunicaciones ayudan, pero son accesorias: lo que decide es que cada cantidad reclamada tenga fecha de vencimiento y concepto identificable.

El certificado de deuda se construye por vencimientos, no por saldos. Un apunte que diga "debe 2.400 euros" no vale lo mismo que cuatro líneas que separen cada mensualidad y distingan la renta de las cantidades asimiladas, como la repercusión del IBI o de los suministros si el contrato la prevé. El art. 27.2.a de la LAU cita la falta de pago de la renta o de cualquier cantidad que corresponda al arrendatario: esa distinción importa.

El medio fehaciente es el que acredita contenido, destinatario y fecha: el burofax con copia certificada y acuse de recibo es el estándar, y el correo simple no lo sustituye. Si el inquilino no lo recoge, consta el intento de entrega, y eso es lo que se aporta.

¿Qué es la enervación y cómo se bloquea?

La enervación es el pago con el que el inquilino termina el proceso de desahucio antes de la vista, abonando o consignando lo reclamado en la demanda más lo que deba en ese momento. Deja el contrato en vigor y la gestora vuelve al punto de partida. Es el motivo por el que un desahucio presentado con prisa no resuelve nada.

La Ley 19/2009, que dio al art. 22.4 de la LEC su redacción en esta materia, cierra la enervación en dos supuestos: cuando el arrendatario ya enervó la acción en una ocasión anterior, salvo que el cobro no se produjera por causas imputables al arrendador, y cuando el arrendador requirió de pago por medio fehaciente con al menos un mes de antelación a la presentación de la demanda sin que el pago se hiciera efectivo.

De ahí sale la regla operativa que conviene fijar en el protocolo: el requerimiento fehaciente se envía dentro de los doce primeros días del primer mes impagado. No porque la ley fije ese día, sino porque es lo que permite tener el mes de antelación cumplido cuando se decide demandar a mitad del segundo mes, en lugar de descubrir entonces que hay que esperar un mes más.

Si el seguimiento de impagos vive en una hoja de cálculo que nadie actualiza el día 1, Rendhub marca el recibo devuelto y activa el calendario de avisos por contrato, con la fecha de cada comunicación guardada en el expediente.

¿Hay que intentar negociar antes de presentar la demanda?

Sí. Desde el 3 de abril de 2025, acudir previamente a un medio adecuado de solución de controversias es requisito de procedibilidad en el ámbito civil, por la Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero. La misma ley modificó el art. 264 de la LEC para exigir que con la demanda se aporte el documento que acredite haberse intentado esa actividad negociadora, y el art. 403.2 para inadmitir la demanda si falta.

Los desahucios por falta de pago no están entre las materias excluidas de ese requisito. El Anuario de Derecho Civil publicado por el BOE lo expone con claridad: los juicios verbales de desahucio por falta de pago quedan sujetos al requisito, de modo que la demanda debe describir el proceso de negociación previo o la imposibilidad de llevarlo a cabo y acompañar la documentación correspondiente.

Para la gestora esto cambia una cosa: el requerimiento de pago y el intento de negociación son actuaciones distintas, con documentación distinta, y no conviene fundirlas en un único burofax de última hora. Enviado pronto el requerimiento y documentada después la negociación, los dos plazos corren en paralelo; al revés, se suman.

¿Qué vía de reclamación conviene en cada caso?

Depende de si quieres el inmueble, el dinero o los dos, y de si el inquilino sigue viviendo allí. Esta tabla cruza situación, vía y lo que cada una deja sin resolver.

Situación	Vía	Qué consigue	Qué no resuelve
Primer recibo devuelto, inquilino localizable y con historial limpio	Aviso interno y plan de pago documentado	Recupera el cobro sin coste	No interrumpe nada si el impago se repite
Dos rentas impagadas, interés en conservar al inquilino	Requerimiento fehaciente y negociación	Fija la deuda y bloquea la futura enervación	No recupera el inmueble
Inquilino que ya ha dejado la vivienda y debe rentas	Reclamación de cantidad, en su caso por proceso monitorio	Título para reclamar la deuda	No aporta solvencia donde no la hay
Impago consolidado, se quiere el inmueble y la deuda	Desahucio por falta de pago con reclamación de rentas acumulada	Recupera posesión y deuda en un solo proceso	Depende de la agenda del juzgado
Inquilino que ya enervó una vez en este contrato	Desahucio directo	Evita una segunda enervación	Exige acreditar la enervación anterior

El desahucio por falta de pago permite acumular la reclamación de las rentas debidas, así que no hace falta un segundo procedimiento para el dinero. La elección de la vía y la redacción de la demanda corresponden al abogado del propietario: lo que aporta la gestora es el expediente que la sostiene. Ese expediente, recibo devuelto, avisos fechados y deuda por vencimientos, es lo que Rendhub mantiene por contrato sin que nadie lo recopile a mano.

¿Sigue suspendido el desahucio de hogares vulnerables en 2026?

No. La suspensión extraordinaria heredada del escudo social no está vigente. El Real Decreto-ley 2/2026, de 3 de febrero, prorrogaba esas medidas hasta el 31 de diciembre de 2026, pero el Congreso de los Diputados acordó derogarlo en su sesión del 26 de febrero de 2026, conforme al art. 86.2 de la Constitución, según la resolución publicada en el BOE de 28 de febrero de 2026.

Que esa suspensión no esté en vigor no significa que la vulnerabilidad haya dejado de tener efectos procesales: la duración de un desahucio sigue dependiendo del juzgado y de las actuaciones que se activen en el caso, no del calendario que se fije la gestora. Conviene explicárselo al propietario el primer mes, no el cuarto. Es materia prorrogada y derogada varias veces desde 2020, así que cada expediente se confirma con el abogado que lo lleve.

¿Cómo se trata la renta que no se ha cobrado en el IRPF del propietario?

Se declara igual. Los rendimientos del capital inmobiliario se imputan al periodo en que son exigibles, así que el propietario declara la renta pactada aunque el inquilino no la haya pagado. El alivio llega después, por la vía del saldo de dudoso cobro, y conviene cruzarlo con el resto del cierre fiscal del ejercicio.

La AEAT admite deducir los saldos de dudoso cobro cuando la dificultad de cobro está suficientemente justificada, y lo está en dos casos: que el deudor esté en situación de concurso, o que hayan transcurrido más de seis meses entre la primera gestión de cobro y el fin del periodo impositivo, sin que se haya producido una renovación de crédito. Si el saldo deducido se cobra más tarde, se computa como ingreso en el ejercicio del cobro.

De esa regla sale un criterio de calendario que conviene llevar al protocolo:

1. Fecha la primera gestión de cobro. Es el día que arranca el cómputo de los seis meses y tiene que poder probarse.
2. Hazla el 30 de junio o antes si el saldo debe poder tratarse como de dudoso cobro en el IRPF de ese mismo ejercicio. Una primera gestión de julio ya no llega a más de seis meses el 31 de diciembre.
3. Guárdala en el expediente del contrato, no en el buzón de una persona del equipo.
4. Avisa al propietario dentro del ejercicio. La decisión la toma él con su asesor, y en mayo ya no hay margen.
5. Marca el saldo deducido, porque si se cobra más tarde vuelve como ingreso.

El criterio no es una recomendación fiscal: es una regla de calendario para que la opción exista. La calificación de cada saldo corresponde al asesor fiscal del propietario.

¿Qué debe decir el contrato de gestión sobre los impagos?

Debe decir quién hace qué, quién paga qué y sobre qué base se cobran los honorarios. Es lo que más conflictos genera con el propietario cuando llega el primer impago largo, y lo que casi nunca está escrito. Cuatro cláusulas que conviene cerrar antes de necesitarlas:

1. Base de los honorarios. Si la comisión se calcula sobre lo cobrado, un impago reduce tus ingresos y aumenta tu trabajo a la vez. Calcularla sobre la renta devengada exige haberlo pactado de forma expresa.
2. Alcance de la actuación. Avisos, certificado de deuda y requerimiento entran en la gestión. La demanda, no: exige abogado y procurador, y el cliente es el propietario.
3. Autorización para requerir. Una autorización escrita para requerir el pago en nombre del propietario evita perder el mes de antelación esperando una firma.
4. Reparto de costes. Burofax, certificados y honorarios profesionales: quién los anticipa y cómo se recuperan en la liquidación.

Con esas cláusulas, el primer impago deja de ser una negociación y pasa a ser la ejecución de algo pactado, el mismo principio que rige la liquidación mensual al propietario: lo que no está escrito se discute cada mes.

Preguntas frecuentes sobre la reclamación de impagos de alquiler

¿Cuántas rentas impagadas hacen falta para demandar?

La ley no fija un número mínimo: el impago de una sola renta ya es causa de resolución de pleno derecho del contrato según el art. 27.2.a de la LAU. En la práctica se demanda con más de una mensualidad vencida para que el expediente sea sólido y el coste del procedimiento tenga sentido frente a la deuda reclamada.

¿Sirve un correo electrónico como requerimiento de pago?

Para avisar, sí. Para bloquear la enervación, no es lo aconsejable: el art. 22.4 de la LEC exige un requerimiento por medio fehaciente, y un correo simple no acredita contenido, destinatario y fecha frente a un tercero. El burofax con copia certificada y acuse de recibo es el medio que se usa de forma habitual.

¿Puede el inquilino parar el desahucio pagando el día antes del juicio?

Solo si no concurre ninguna de las dos exclusiones del art. 22.4 de la LEC: que ya hubiera enervado la acción una vez en ese contrato, o que el arrendador le hubiera requerido de pago por medio fehaciente con al menos un mes de antelación a la demanda sin resultado. Si concurre alguna, el pago tardío no termina el proceso.

¿Hay que intentar una negociación previa antes de la demanda de desahucio?

Sí. La Ley Orgánica 1/2025, en vigor desde el 3 de abril de 2025, exige haber acudido a un medio adecuado de solución de controversias como requisito de procedibilidad, y los desahucios por falta de pago no figuran entre las materias excluidas. Con la demanda se aporta el documento que acredita el intento.

¿Tiene que declarar el propietario una renta que no ha cobrado?

Sí. Los rendimientos del capital inmobiliario se imputan cuando son exigibles, con independencia del cobro. Lo que permite la normativa es deducir después el saldo como de dudoso cobro si el deudor está en concurso o si han pasado más de seis meses desde la primera gestión de cobro hasta el cierre del ejercicio.

¿Cuánto cuesta realmente un impago a una gestora?

El coste no es la renta que falta, es el tiempo: reconstruir fechas, buscar el burofax, rehacer la liquidación del propietario y descubrir en el mes cuatro que la primera gestión de cobro no está documentada. La renta se recupera o no; las horas no, y perder una ventaja procesal por una fecha mal guardada tampoco se factura.

Rendhub, software de gestión de alquiler residencial para gestorías en España, detecta el recibo devuelto al conciliar el extracto, abre la incidencia en el contrato y guarda cada aviso con su fecha, de modo que el certificado de deuda sale del expediente en lugar de reconstruirse. El cierre del mes sigue cuadrando con impagos abiertos, porque la conciliación bancaria separa lo cobrado de lo pendiente.

La prueba de Rendhub es de 1 mes gratis y no pide tarjeta. La versión para gestoras incorpora el seguimiento de impagos por contrato y por propietario.

Este artículo recoge la normativa vigente a 13 de octubre de 2026 y no sustituye al asesoramiento jurídico o fiscal sobre un caso concreto. La reclamación judicial de rentas y el desahucio requieren abogado y procurador.

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